A la hora de realizar el control de la información documentada destacamos como novedad de ISO 9001:2015 el eliminarse la tediosa tarea de registrar las modificaciones realizadas en los documentos, aunque sí se mantiene el control de versiones. En los artículos 7.5.3.1 y 7.5.3.2 se establecen los requisitos para su correcta custodia, conservación y accesibilidad. Así, la información documentada interna debe:
- Tener garantizada su distribución, acceso (con diferentes niveles), recuperación, adecuación y uso donde y cuando se necesite.
- Estar adecuadamente almacenada, conservada y protegida contra destrucción, deterioro o acceso por parte de no autorizados. La información documentada conservada como evidencia de conformidad (los antiguos registros), además, debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.
- Disponer de un control de cambios (versiones) que garantice que todo el personal afecto por el Sistema de Calidad dispone de la información permanentemente actualizada.
En caso de tratarse de información documentada externa que afecte al Sistema de Calidad debe identificarse y controlarse.
